NOTRE APPROCHE
L’approche PVA est conçue afin d’identifier les opportunités d'amélioration grâce à une analyse détaillée, utilisant les trois éléments clés de notre méthodologie d'amélioration de la performance. 90% de notre temps lors d'une évaluation est consacré à effectuer des observations avec vos gestionnaires et superviseurs et le personnel dans leur environnement de travail. Le processus d'analyse de PVA est conçu pour découvrir comment le déroulement des opérations/activités de travail s’effectuent du début à la fin du processus dans votre organisation.
Analyse et amélioration du processus
PVA adopte une approche systématique afin d’aider les entreprises à optimiser leurs processus sous-jacents et ainsi à parvenir à de meilleurs résultats. Notre vaste expérience acquise au sein de centaines d’industries nous permet de déterminer les activités et les compétences du personnel nécessitant d’être corrigées, modifiées ou mises à l’écart, favorisant ainsi un déroulement plus harmonieux des procédures, des opérations plus efficientes ainsi qu’une croissance globale de l’entreprise.
Examen et amélioration du processus
En recourant à l’analyse et aux observations, PVA et votre équipe procédera à une évaluation de vos processus opérationnels, visant à déceler les opportunités d’amélioration.
Chez PVA, nous sommes persuadés qu’il vaut la peine d’analyser les processus de travail, peu importe leur type, car chacun recèle son lot d’importantes opportunités d’amélioration.
Ainsi, afin de les repérer et susciter le ralliement à l’échelle de l’organisation, nous adoptons une approche visuelle, soit la cartographie des processus.
Chaque processus de travail est cartographié, en se fondant sur des rapports existants présentant des données réelles. Puis, à partir des étapes et des sous-étapes, la façon dont le travail se déroule se trouve documentée et identifiée dans l’environnement de travail existant.
Au moyen de révisions minutieuses, réalisées en partenariat avec les gestionnaires et les employés, les opportunités d’amélioration sont identifiées à chaque étape du processus, notamment:
L’analyse de chaque opportunité à travers:
Coût
Afin de maximiser la rentabilité et d'augmenter la valeur actionnariale.
Qualité
Afin d’assurer la conformité et la satisfaction des exigences de leur clientèle.
Calendrier
De sorte que la qualité du service tout comme les résultats attendus soient atteints en tout opportun.
Performance
Pour faire en sorte que l’organisation devienne plus efficace et productive.
Sécurité
Afin de réduire dans la mesure du possible les accidents au travail et les risques pour l’entreprise.
COVID-19: Naviguer à travers la grande réinitialisation
Nous avons tous été témoins du bilan humain dévastateur que Covid-19 a causé à l’échelle mondiale. Ceci demeure une crise humanitaire et les entreprises doivent s'adapter au portrait en constante évolution de cette «nouvelle normalité».
Notre nouvelle réalité commune peut être complexe et parfois incertaine, cependant PVA s’engage à fournir un soutien continu à ses partenaires afin de demeurer résilients. PVA offre une agilité maximale à ses clients afin de soutenir des changements significatifs, et nous continuons à supporter nos clients à naviguer dans ce nouvel environnement tout en respectant les normes de sécurité les plus élevées. Notre coaching, formation individuelle et installations virtuelles ont été soigneusement développés pour fournir avec succès une protection maximale Covid-19 à nos clients et à nos employés. PVA sera présent à chaque étape du processus alors que nous réinventons ensemble cette grande réinitialisation.
Cartographie des processus
La collecte des données et des renseignements destinés à chaque étape du processus de cartographie ainsi que l’élaboration du plan ont lieu en se fondant sur la collaboration des gestionnaires et des superviseurs directement concernés. Les temps, cycles de travail et l’exécution de chaque activité sont déterminés, puis validés par l’entremise des gestionnaires au moyen d’observations réalisées dans leur environnement de travail. Celles-ci sont absolument essentielles pour l’identification des problèmes et des opportunités d’amélioration, que ce soit à l’égard du travail ou des processus.
Cette approche fondée sur la collaboration entre l’équipe de PVA et celle des gestionnaires et du personnel de nos clients nous alimente en information, nous permet permettant ainsi de déterminer si les questions et les problèmes cernés sont reliés à des processus ou à des comportements ou s’ils découlent plutôt de l’inefficacité du système de gestion opérationnel.
Changement des comportements
Jusqu’à présent, chez PVA, nous avons élaboré et mis en œuvre des programmes de formation, de coaching individuel et de mentorat sur mesure à l’intention d’au-delà de 12 000 dirigeants, gestionnaires et superviseurs. Ces programmes leur ont permis d’améliorer leur efficacité globale lorsqu’il s’agit de gérer toutes leurs ressources, et cela, au point d’exécution.
L’approche pratique de PVA et son interaction directe avec le personnel sont la clé de leur succès.”
- Dave Pickles, Directeur principal de la production d'énergie, Nova Scotia Power
Les gestionnaires et les superviseurs doivent être en mesure de consacrer plus de temps à la gestion active
Grâce à notre processus de formation, de coaching individuel et de mentorat, le temps que les gestionnaires et les superviseurs accordent à cette activité augmentera et passera d’un faible 5 % à autant que 40 à 60 % de leurs heures de travail.
Au fil de quelque 500 projets, l’histoire nous a enseigné que les gestionnaires et les superviseurs consacrent moins de 5 % de leur journée à la gestion active.
Chez PVA, la méthode de formation, de coaching individuel et de mentorat à laquelle nous faisons appel met l’accent sur l’augmentation de la supervision active au quotidien en établissant des objectifs particuliers visant à:
- Confier une tâche en ayant des attentes précises en matière de sécurité, de qualité, de service, de respect des échéanciers et de la performance.
- Assurer le suivi régulièrement pour veiller à ce que ces attentes demeurent respectées.
- Identifier les améliorations et les écarts opérationnels en participant activement au processus de résolution des problèmes avec le personnel.
- Communiquer une rétroaction positive et constructive au personnel, et cela, au moment opportun.
Une comparaison entre les activités de gestion: avant et après
L’objectif de PVA consiste à orienter le comportement de gestion active des superviseurs et des gestionnaires lorsqu’ils se consacrent à la supervision et à la formation, vers les éléments procurant une valeur ajoutée au travail et aux activités en cours. Idéalement, notre processus de formation, de coaching individuel et de mentorat fera en sorte que les superviseurs et les gestionnaires augmenteront leur supervision active quotidienne de 5 % à de 40 à 60 %.
AVANT LE PROJET
5%
2%
1%
42%
7.5%
42.5%
APRÈS LE PROJET
50%
10%
10%
20%
0
10%
- Supervision active
- Formation
- Amélioration continue
- Administration
- Travail manuel
- Disponible
Rôles et responsabilités
L’expérience acquise de PVA nous indique que la plupart des gestionnaires et des superviseurs arrivent en poste à la suite d’une promotion à l’interne. Ainsi, il est courant de constater que le personnel le plus compétent et maîtrisant le mieux les aspects techniques du travail parvient à un poste de gestion sans avoir été formé, ni ayant obtenu de coaching individuel ou de mentorat lui permettant de bien gérer ses ressources au point d’exécution
Cela engendre l’une des principales causes de problèmes opérationnels au sein des organisations. Voilà pourquoi PVA considère le comportement de gestion comme un élément essentiel de sa méthodologie d’Amélioration de la performance.
La plupart des entreprises ont un département de ressources humaines, lequel rédige les descriptions d’emploi des gestionnaires et des superviseurs. Cependant, en règle générale, ces documents ne décrivent pas adéquatement leurs responsabilités et leurs rôles intégraux. Les rôles et les responsabilités ne remplacent pas les descriptions d’emploi, ils définissent plutôt les attentes envers les gens occupant un poste de gestion et devant assurer le soutien de leurs subordonnés directs ainsi que des processus de travail.
Les rôles et les responsabilités des gestionnaires et des superviseurs sont vastes, ils couvrent, entre autres:
- L’établissement d’attentes concises quant aux tâches que doivent accomplir leurs subordonnés directs.
- La cohérence des individus d’un même niveau de gestion.
- La prévention des inefficiences intra et inter-départementales.
- Les mécanismes cohérents de suivi et de rétroaction aux employés.
- L’engagement actif des gestionnaires dans le processus de résolution des problèmes.
De façon générale, la mise-en-œuvre du processus PVA dans notre organisation a grandement améliorer les communications à tous les niveaux et a généré des résultats positifs pour nos clients et les affaires en général.”
- Kelvin A. Shepherd, Président, MTS/Allstream
Formation, coaching individuel et mentorat
Selon notre approche en milieu de travail auprès des gestionnaires, l’observation constitue un élément essentiel au volet de la formation et aux activités visant l’amélioration du processus.
En effet, en réalisant des observations bien structurées, les gestionnaires sont en mesure de déterminer le contenu de travail adéquat pour les activités et les processus de travail. Elles permettent aussi de déterminer les éventuels besoins en formation des employés dans leur secteur de responsabilité respectif.
L’objectif principal de ce processus de formation, de coaching individuel et de mentorat consiste à créer des modèles comportementaux sur mesure et à les mettre en œuvre afin de s’assurer que le temps de chaque gestionnaire et superviseur soit consacré efficacement au point d’exécution.
Système de gestion opérationnel
PVA a conçu et instauré des systèmes de gestion opérationnels pour plus de 500 projets encourus dans tous les types d’entreprises, tant du secteur privé que du secteur public. Ce faisant, nous avons fourni aux entreprises des outils leur permettant de gérer leurs processus et leurs ressources avec plus d’efficacité et ainsi améliorer leur performance opérationnelle.
Une fois mis en œuvre grâce à notre approche et à notre méthodologie à l’efficacité éprouvée, les outils et les comportements de gestion additionnels permettent à nos clients de mieux gérer leur personnel et leurs processus. C’est ainsi qu’ils obtiennent des résultats substantiels et durables.
Système de gestion opérationnel: analyse et évaluation
Afin de gérer leurs activités, toutes les organisations utilisent des systèmes de planification, d’établissement d’échéanciers et de production des rapports. Cependant, lorsqu’il s’agit d’augmenter la responsabilisation à tous les niveaux, nous constatons fréquemment qu’il y une lacune au niveau des éléments essentiels à la gestion efficace de leurs processus et de toutes leurs ressources.
En partenariat avec son client, PVA mènera une analyse approfondie du système de gestion opérationnel en place. Ceci permettra de déterminer s’il est doté des outils de planification et de production de rapports essentiels à la mise en œuvre adéquate des plans de l’organisation en matière de performance, ainsi qu’à la mesure de l’atteinte des objectifs.
Nous avons maintenant un rapport d’indicateurs de performance comprenant 42 items qui sont revus et discutés à chaque semaine à travers notre organisation"
- James W. Peacock, Vice-Président Opérations, WhiteWave Foods Company
Les éléments d’un système de gestion opérationnel:
Afin de soutenir les efforts consacrés à l’amélioration des processus et aux modifications des comportements au sein d’une organisation, PVA conçoit sur mesure et met en œuvre un système de gestion opérationnel qui intègrent les éléments suivants:
Lorsqu’ils sont intégrés à un système de gestion opérationnel, ces éléments sont essentiels au contrôle des processus d’une organisation. Ils permettent aussi de veiller à ce que les activités soient gérées de manière à satisfaire les exigences établies en matière de performance.