Jusqu’à présent, chez PVA, nous avons élaboré et mis en œuvre des programmes de formation, de coaching et de mentorat sur mesure à l’intention d’au-delà de 12 000 dirigeants, gestionnaires et superviseurs. Ces programmes leur ont permis d’améliorer leur efficacité globale lorsqu’il s’agit de gérer toutes leurs ressources, et cela, au point d’exécution.

Les gestionnaires et les superviseurs doivent être en mesure de consacrer plus de temps à la gestion active

Leur approche sur-le-terrain et les interactions individuelles avec notre équipe est la clé de leur succès.
- Dave Pickles, Directeur Senior de la Production, Nova Scotia Power

Grâce à notre processus de formation, de coaching et de mentorat, le temps que les gestionnaires et les superviseurs accordent à cette activité augmentera et passera d’un faible 5 % à autant que 40 à 60 % de leurs heures de travail.

Au fil de quelque 500 projets, l’histoire nous a enseigné que les gestionnaires et les superviseurs consacrent moins de 5 % de leur journée à la gestion active.

Chez PVA, la méthode de formation, de coaching et de mentorat à laquelle nous faisons appel met l’accent sur l’augmentation du degré de gestion active au quotidien en établissant des objectifs particuliers visant à :

  • Confier une tâche en ayant des attentes précises en matière de sécurité, de qualité, de service, de respect du calendrier et de performance.
  • Assurer le suivi régulièrement pour veiller à ce que ces attentes demeurent respectées.
  • Déterminer les améliorations et les écarts opérationnels en participant activement au processus de résolution des problèmes avec le personnel.
  • Communiquer une rétroaction positive et constructive au personnel, et cela, au moment opportun.

Une comparaison entre les activités de gestion : avant et après

L’objectif de l’équipe de PVA consiste à orienter le comportement de gestion active des superviseurs et des gestionnaires lorsqu’ils se consacrent à la supervision et à la formation vers les éléments qui procurent une valeur ajoutée au travail et aux activités qui ont cours. Idéalement, notre processus de formation, de coaching et de mentorat fera en sorte que plutôt que de consacrer quotidiennement 5 % de leur temps aux activités de gestion, les superviseurs et les gestionnaires pratiqueront la gestion active de 40 à 60 % du temps.

Rôles et responsabilités

L’expérience acquise chez PVA nous a indiqué que la plupart des gestionnaires et des superviseurs sont arrivés en poste à la suite d’une promotion interne. Ainsi, il est courant de constater que le personnel le plus compétent et qui maîtrise le mieux les aspects techniques du travail parvient à un poste de gestion sans avoir été formé ni avoir reçu de services de coaching ou de mentorat lui permettant de bien gérer ses ressources au point d’exécution.

Cet état de fait constitue l’une des principales causes de problèmes opérationnels au sein des organisations. Voilà pourquoi l’équipe de PVA considère le comportement de gestion comme un élément essentiel de sa méthodologie d’Amélioration de la performance.

La plupart des organisations comptent un service des ressources humaines, lequel rédige les descriptions d’emploi des gestionnaires et des superviseurs. Cependant, en règle générale, ces documents ne décrivent pas adéquatement leurs responsabilités et leurs rôles réels. Les rôles et les responsabilités ne remplacent pas les descriptions d’emploi, ils définissent plutôt les attentes envers les gens qui occupent un poste de gestion et doivent assurer le soutien de leurs subordonnés directs ainsi que des processus de travail.

Les rôles et les responsabilités des gestionnaires et des superviseurs sont étendus, ils couvrent, entre autres :

  • L’établissement d’attentes claires quant aux tâches que doivent accomplir leurs subordonnés directs.
  • La cohérence d’une personne à l’autre à l’échelle d’un même niveau de gestion.
  • La prévention des inefficiences au sein des services et entre les services.
  • Les mécanismes cohérents de suivi et de rétroaction à l’intention du personnel.
  • L’engagement actif des gestionnaires dans le processus de résolution des problèmes.

Formation, coaching et mentorat

De façon générale, l’implantation du processus PVA dans notre organisation a eu comme impact d’améliorer les communications à tous les niveaux et a généré des résultats positifs pour nos clients et les affaires en général. Kelvin Shepherd, Président , MTS/Allstream

Selon notre approche en milieu de travail auprès des gestionnaires, l’observation constitue un élément essentiel au volet de la formation et aux activités visant l’amélioration du processus.

En effet, en réalisant des observations bien structurées, les gestionnaires sont en mesure de déterminer le contenu de travail adéquat pour les activités et les processus de travail. Elles permettent aussi de déterminer les éventuels besoins en formation des employés dans leur zone de responsabilité respective.

L’objectif global de ce processus de formation, de coaching et de mentorat consiste à créer des modèles comportementaux sur mesure et à les mettre en œuvre de façon à veiller à ce que le temps de chaque gestionnaire et superviseur soit consacré avec efficacité au point d’exécution.