Commerçants de produits et services de l’agriculture

SECTEURS IMPLIQUÉS: Finance, marchandisage, technologie de l’information, ressources humaines, transport et logistique, marchés et les terminaux portuaires.

OBJECTIFS PRIORITAIRES:

Les objectifs du projet d’amélioration peuvent être résumés ainsi:

• Améliorer la performance et réduire les coûts de 21%
• Améliorer le service à la clientèle et l’approche client
• Créer un avantage concurrentiel

De plus, les changements devaient être maintenus. Pour supporter cet objectif, des coordonnateurs ont été formés à titre d’accompagnateurs (coach) pour l’équipe de gestion, un Programme d’Amélioration Continue (PAC) et des audits internes ont également été mis en place.

LA RÉPONSE DE PVA:

Pour répondre aux principaux objectifs corporatifs et financiers, l’équipe du projet s’est concentrée à modifier le Modus Operandi. Il fallait passer d’un mode plutôt réactif à une gestion proactive. Cet accomplissement s’est fait par:

• Systèmes et indicateurs de performance
  • Mise en place de standards améliorés et planification du travail afin d’établir les besoins de main-d’œuvre requise en fonction d’un volume demandé.
  • Mise en place d’un Contrôle de Suivi Quotidien pour les gestionnaires de premier niveau, afin d’établir les attentes et de suivre les résultats atteints.
  • Mise en place d’indicateurs de volume, utilisés conjointement avec les indicateurs financiers
  • Mise en place d’un rapport d’écart
  • Mise en place d’un système de communication formel et structuré pour favoriser un environnement d’amélioration continue, incluant des réunions de planification, des réunions de revues etc.

• Comportements de gestion
  • Clarification des rôles et responsabilités et augmentation du niveau de supervision active des gestionnaires
  • Offrir aux gestionnaires un programme de formation équilibré entre une formation en classe et un accompagnement (coaching) sur le plancher, afin d’améliorer la responsabilisation opérationnelle.
• Résolution de problèmes
  • Effectuer une cartographie des processus et des observations pour identifier les opportunités d’amélioration.
  • Mise en place d’une structure à travers l’organisation pour gérer les opportunités et les solutions qui tiennent compte des impacts internes reliés aux clients et aux fournisseurs.
  • Mise en place d’un outil efficace de résolution de problèmes, tel la priorisation, l’analyse des coûts et la définition des sources du problème.
  • Meilleure identification des écarts et résolution des problèmes qui affectent le travail des employés.

• Favoriser l’amélioration continue par le développement de performances de base, l’identification d’objectif stimulant et le développement de cibles pour chaque équipe.

RÉSULTATS DU PROJET:

Les améliorations suivantes ont été réalisées:

• Réduction substantielle des coûts dans tous les secteurs
• Amélioration de la communication - interne et interdépartementale
• Amélioration de la qualité de l’approche client
• Amélioration des standards de travail, des objectifs d’amélioration continue et des étapes clés du projet
• Amélioration des outils de gestion du projet et des comportements
• Amélioration des outils de gestion actives et des comportements
• Augmentation de l’implication des employés dans la résolution de problème
• Amélioration de la planification des espaces de travail, résultant en une diminution de l’espace requis.
• Automatisation de certains processus et augmentation de sous-traitance pour d’autres
• Reconfiguration du processus de marchandisage et réorganisation du département en combinant les activités de logistiques et de comptabilité; afin d’améliorer la circulation de l’information, la responsabilisation et l’efficacité.
• Mise en place d’un «modèle idéal demarché», piloté par des standards, un accroissement des revenus, le service à la clientèle, les meilleurs pratiques et les exigences de l’équipe.
• Réduction de 19% du nombre de marchés résultant en une amélioration du coût de revient.

PERPÉTUATION DES RÉSULTATS:

Dans le but d’assurer le maintien des améliorations citées précédemment, les activités suivantes ont été mises en place:

• Formation et certification des coordonnateurs pour les responsabiliser à maintenir les changements engendrés par le projet par le biais d’audits et de «coaching».
• Mise en place d’un programme d’amélioration des processus pour gérer les opportunités d’amélioration, soumises par les employés.
• Engagement de l’équipe de gestion locale, à maintenir tous les changements et à rester dans la course.

Les audits sont exécutés afin d’assurer l’évolution et le maintien des changements mis en place.