Distribution et Livraison
PAYS: Canada
OBJECTIFS PRIORITAIRES:
L’objectif du projet était de développer et mettre en place un “Modèle d’Opérations Standard” qui définit la réussite d’un dépôt (peu importe la taille, la complexité, etc.), et qui stimule le “sentiment d’appartenance des employés”.
Ce modèle inclus:
- Développement d’horaires détaillés de supervision
- Tâches administratives, planification hebdomadaire des feuilles de travail
- Mise en place et amélioration du Système de Gestion des Opérations
- Réunions de planification, liste des points de contrôle de sécurité à l’intérieur du dépôt, formulaire d’activités sur la route, tournées / revues quotidiennes, revues hebdomadaires
- Clarification et définition des rôles et responsabilités de l’équipe de gestion locale, surtout en ce qui a trait à l’implication des employés, Superviseurs, Superintendants, et gérants de secteur
LA RÉPONSE DE PVA:
Une stratégie de “système à flux tiré” a été utilisée. Le cœur de cette stratégie était basé sur des “Sessions de Travail”, qui permettait de recueillir l’avis des superviseurs et des superintendants. À chaque étape de ce processus, toute l’information combinée était ensuite communiquée au gérant de secteur et au directeur afin d’obtenir leurs perceptions, et par la suite, de partager le tout avec les Directeurs Généraux pour leur renforcement. À cette étape, les obstacles sont gérés et des actions sont prises adéquatement. Ce n’est qu’après avoir complétées toutes ces étapes avec succès que le nouveau Modèle d’Opérations Standard était implanté sur le plancher.
L’utilisation des “Sessions de Travail” avait aussi comme objectif d’encourager le travail d’équipe et d’éliminer les “silos” qui avaient toujours existés. Ces sessions ont également contribué à la réalisation de gains substantiels par le biais du partage des ressources, en plus d’assurer la conformité des attentes, des assignations de tâches et leurs suivis, et la responsabilisation du groupe de gestionnaires dans l’atteinte des résultats.
Voici quelques-unes des activités principales:
- Identifier et éliminer les obstacles majeurs existant au niveau des tâches administratives, empêchant les superviseurs d’avoir une journée idéale.
- Réduire les répétitions inutiles exécutées dans certaines activités et améliorer d’autres documents pour en faciliter l’usage.
- Identifier et mettre en place des activités importantes sur le plancher et leurs comportements inhérents, et qui auraient un impact majeur sur les résultats de la performance.
- Identifier et mettre en place des lignes directrices d’implication pour améliorer simultanément la conformité et le niveau d’implication des employés.
- Adapter le processus de planification de gestion de la performance afin d’y inclure les activités importantes exécutées sur le plancher, et la fréquence d’exécution requise.
- Identifier et mettre en place un processus de planification afin d’orienter les activités importantes vers les employés, clients ou situations, ayant un impact néfaste sur les résultats de la performance de l’équipe pour n’importe quel jour ou semaine.
- Identifier et mettre en place un processus de tournées de revues afin de contrôler et suivre de près la performance de l’équipe.
- Identifier et mettre en place des éléments additionnels au Système de Gestion des Opérations pour assurer un canevas fixant ainsi les activités, lignes directrices et processus.
- Former un coordonnateur à titre de ressource pour maintenir les efforts soutenus de l’équipe de gestion locale.
RÉSULTATS DU PROJET:
La mise en place d’un Modèle d’Opérations Standard a généré les résultats suivants:- Réduction des heures supplémentaires (pour absences imprévues) vs la moyenne nationale
- Réduction des heures supplémentaires (pour surplus de travail) vs la moyenne nationale
- Réduction des heures / employés temporaires vs la moyenne nationale
- Réduction substantielle du “benchmark” des employés vs la moyenne nationale
De plus, l’augmentation substantielle de prévention en matière de sécurité, continuera de générer des bénéfices à long terme. Ceci, en plus d’initiatives additionnelles contribuent à favoriser une culture qui stimule l’implication des employés et l’amélioration continue.
PERPÉTUATION DES RÉSULTATS:
Afin d’assurer que les améliorations réalisées soient maintenues, les activités suivantes ont été établies:- Un coordonnateur a été formé afin d’assurer le maintien de tous les aspects du Modèle d’Opérations Standard par le biais d’audits et de “coaching”.
- Un programme de résolution des problèmes a été mis en place et gère ainsi toutes les opportunités identifiées qui ne peuvent être résolues directement par l’équipe de gestion locale.
- L’équipe de gestion locale s’est engagée à maintenir les changements apportés et à demeurer dans la course.
TÉMOIGNAGES:
Provenant d’un Superintendant impliqué dans le processus:
“Je suis tellement impliqué dans ce processus que je ne voudrais pas vivre sans celui-ci. Je vous remercie sincèrement d’avoir contribué à rendre ma vie professionnelle si facile et gratifiante. Je n’aurais pas été en mesure d’accomplir ce défi sans l’aide de votre extraordinaire équipe! Nous continuons de mettre l’accent sur la planification et les soumissions et nous sommes déterminés à maintenir ce processus.”
Provenant du gérant de secteur responsable de l’implantation du projet:
“Un des changements majeurs apporté aura été l’implantation de réunions de planification. Ces réunions mettent l’accent sur les indicateurs de performance, et les employés les moins performants sont donc identifiés, ce qui a pour effet de responsabiliser tous les membres de l’équipe. Un autre avantage marquant a été de déployer les superviseurs sur la route un minimum de 3 fois par semaine et ainsi d’effectuer des suivis plus rigoureux et de faire des observations intéressantes. Les employés ont répondu de façon positive à leurs interventions, ce qui les a fort surpris.”